5S in de 1,5 meter samenleving

5S in de anderhalvemetersamenleving

Eén van de voornaamste kenmerken van 2020 is de anderhalvemetersamenleving. Een aantal maanden geleden kwam het coronavirus op en ontstond er een wereldwijde pandemie. Na de eerste weken en maanden van thuiswerken, wordt de maatschappij langzaam weer actief. Zo zijn er ook vele bedrijven en organisaties die graag weer hun missie en visie willen uitdragen en hun werkzaamheden weer willen starten. Maar de anderhalvemetersamenleving maakt dit een stuk complexer. Hoe kunnen bedrijven ervoor zorgen dat zij de gang van zaken weer kunnen oppakken èn rekening kunnen houden met anderhalve meter afstand? 5S kan daar mogelijkheden bieden.

Wat is 5S?

Allereerst, wat is het eigenlijk? 5S is een methode om ruimtes en werkplekken ordelijk te organiseren. Een georganiseerde werkplek draagt bij aan vier belangrijke aspecten: veiligheid, kwaliteit, efficiëntie en medewerkerstevredenheid. Doorgaans zijn er veel verspillingen te vinden in bedrijven, zoals wachten op of zoeken naar informatie. Of niet alle gereedschappen materialen bij de hand te hebben. Het gebruik van 5S zorgt ervoor dat deze verspillingen worden geminimaliseerd. Minder verspilling draagt vervolgens bij aan een efficiënter proces. 5S kan dus efficiëntie enerzijds realiseren maar anderzijds ook waarborgen.

Een belangrijk gegeven om te realiseren, is dat mensen betrokken moeten worden. Om 5S zo goed mogelijk uit te rollen, is het essentieel om mensen te betrekken. Dit zorgt ervoor dat mensen eigenaarschap krijgen en zo 5S tot zich kunnen nemen.

5S kan worden onderverdeeld in vijf opeenvolgende stappen:

  1. Scheiden
    Allereerst evalueren we de stand van zaken en beginnen we met scheiden. Alles wat nauwelijks of niet wordt gebruikt, wordt geselecteerd en krijgt een rood label. Vragen zoals ‘Wat gebruiken we veel, weinig of nooit?’ staan centraal in dit proces. Hier vallen ook alle vanzelfsprekende dingen onder, zoals documenten die blijven zitten in een digitale map. Deze stap zorgt er voornamelijk voor dat er meer ruimte gecreëerd wordt, iets wat in onze nieuwe samenleving een belangrijk goed wordt.
  2. Schoonmaken
    Vervolgens ligt er een focus op schoonmaken. Hieronder valt enerzijds de reiniging van alle voorwerpen, maar ook anderzijds het voorkomen van verontreiniging. Dit realiseren we door de eliminatie van incidenten en storingen. Denk hierbij aan de uitschakeling van vervuilingsbronnen. Schoonmaken krijgt daarnaast in de anderhalvemetersamenleving een nieuwe dimensie. Denk aan het aantal aanrakingen, de frequentie van desinfecteren en het überhaupt voorkomen van besmettingen.
  3. Schikken
    Daarna krijgt het essentiële gereedschap of andere materiaal een geschikte vaste plek. De werkplek wordt ook zodanig georganiseerd dat alles snel en makkelijk te vinden is. Tevens wordt er rekening gehouden met hygiëne en ergonomie als er gezocht wordt naar een geschikte plek voor het materiaal.
  4. Standaardiseren
    Als de eerste drie stappen zijn voltooid, worden er afspraken gemaakt over deze drie stappen. Ze worden gestandaardiseerd en dit wordt visueel vastgesteld. Deze visualisatie moet ervoor zorgen dat de eerste drie stappen gewaarborgd zullen blijven.
  5. In stand houden
    In de laatste fase ligt de focus vooral op de waarborging van de eerste vier stappen. Veel bedrijven en organisaties gaan hier vaak de fout in. Het onderscheid van het wel of niet lean zijn, is afhankelijk van hoe deze fase wordt uitgevoerd. Dit is daarom ook wel de moeilijkste fase. Essentiële aspecten van deze fase zijn aandacht van management en zelfdiscipline. Om dit op de beste manier te realiseren, hebben wij een 5S & Safety App die werkt in een browser, op tablet en mobiel. Deze app wordt gebruikt om afwijkingen te registeren, deze afwijkingen op te volgen en de presentatie hiervan makkelijker te maken. Het zorgt ervoor dat er geen dubbel werk is. Het grootste voordeel is dus dat alles maar één keer gedaan hoeft te worden. Door deze app wordt deze borgingsfase ook efficiënt uitgevoerd. Efficiëntie over efficiënt werken, wat wil je nog meer?

5S en de 1,5 meter samenleving

Zoals benoemd, verandert de samenleving nu enorm. Bedrijven en organisaties vallen hier natuurlijkerwijs ook onder. De 5S werkplekorganisatie is een ongekend belangrijke en goede methode om veiliger en efficiënter te gaan werken. 5S is namelijk in essentie de basis voor een stabiele organisatie.

Met oog op de nieuwe maatregelen rondom het coronavirus en de totstandkoming van de anderhalvemetersamenleving wordt de werkplekorganisatie nog belangrijker. Sommige mensen zien het coronavirus en de gevolgen hiervan als een soort reset. We zijn weer teruggekeerd naar de basisbehoeftes van de mens, zoals veiligheid en zekerheid. Dit geldt voor individuen, maar dit zal ook voor bedrijven en organisaties gaan gelden.

Door anderhalve meter afstand te moeten houden, zal men nog beter gebruik moeten maken van kostbare werkplekruimte. Een werkplek vol spullen die er niet horen, is dus eigenlijk ongewenst, toch? De werkplek moet zo strak en georganiseerd mogelijk zijn. In feite betekent dit dat 5S in veel gevallen de doorslag zal geven of bedrijven wel of niet kunnen opereren.

Maar dit biedt juist ook uitdagingen. Michael Ballé, een lean management kenner en schrijver, sprak op Lean.org over dat het hele idee achter lean is om te leren veranderen en aanpassen aan nieuwe en uitdagende omstandigheden. Daarnaast gaf hij ook aan dat we juist nu de nieuwe methodes moeten doorvoeren zodat ze rustig maar effectief ingezet kunnen worden zonder dat mensen botsen met een geheel nieuwe werkplek.

Dit is al terug te zien in de maatschappij. Een voorbeeld hiervan zijn supermarkten. Veel supermarkten hebben al veranderingen doorgevoerd: men mag alleen met een karretje naar binnen, moet ten alle tijden anderhalve meter afstand van elkaar houden en er hangen plastic afscheidingen voor de kassière in veel supermarkten. De supermarkt is als het ware op een nieuwe manier ingericht om zo effectief en efficiënt mogelijk boodschappen te doen met oog op het coronavirus en de anderhalvemetersamenleving. Zelfs het visuele aspect van lean is terug te zien: met pijlen hangend in de lucht of stickers op de grond wordt er aangegeven waar mensen precies moeten staan om de juiste afstand te bewaren.

5S en de toekomst

Als bedrijven en organisaties zich niet aanpassen aan hun omgeving en ze sluiten hun ogen hiervoor, dan kan het zelfs gevaarlijk voor ze worden. Ze blijven dan stilstaan en weten niet meer in te spelen op de eisen die hun omgeving aan hen stelt. Als ze zichzelf niet steeds de vraag blijven stellen of hun processen een toegevoegde waarde hebben, dan kunnen verspillingen er genadeloos insluipen. Goedlopende zaken hebben de neiging om als een rookgordijn voor deze verspillingen te fungeren: ze vallen niet op. Maar op het moment dat het minder goed gaat, dan komt het besef pas dat er veel verspillingen aanwezig zijn. Het gevaar hiervan is dat het vervolgens lastig is om de zaken weer op de rit te krijgen als talloze verspillingen meegedragen worden.

Bedrijven die henzelf wel constant de vraag stellen of hun processen van toegevoegde waarde zijn, onderscheiden zich op basis van hun basisstabiliteit. Die stabiliteit is te realiseren aan de hand van de 5S-methode. Door constant te focussen op de verspillingen en of de processen van toegevoegde waarde zijn, ontstaat er minder een interne crisis wanneer de omgeving verandert. Hierdoor is het makkelijker om een oog te houden op de markt en de buitenwereld, en merken organisaties sneller wanneer de omgeving verandert.

De eerdergenoemde veranderingen en aanpassingen die supermarkten doorvoeren, zijn een signaal van een nieuwe manier van werken in de toekomst. Juist 5S kan mogelijkheden bieden om deze veranderingen effectief door te voeren. Want hoe je het wendt of keert, de anderhalvemetersamenleving is een feit. We moeten door, maar we wíllen ook door. En om de veiligheid van medewerkers te waarborgen, biedt de toepassing van 5S alleen maar mogelijkheden. Met een focus op stabiliteit en de gedrevenheid om verspilling tegen te gaan, zullen bedrijven beter gewapend zijn tegen plotse veranderingen uit de omgeving.

Dennis van de Bunt
Co-founder 5S-company en 5S specialist

Meer weten? Neem contact op via Dennis.vandebunt@5scompany.nl

Deze tekst is geschreven in samenwerking met Rocher Koendjbiharie

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email

ONTVANG HET LAATSTE 5S NIEUWS

Op de hoogte blijven van 5S nieuws? Schrijf u nu in!

Volg ons op LinkedIn en blijf op de hoogte

5s Company Logo